√ Pengertian Tata Ruang Kantor: Jenis, Asas, Manfaat

Finoo.id – √ Pengertian Tata Ruang Kantor: Jenis, Asas, Manfaat. Merancang tata ruangan kantor dengan baik dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas. Tentu saja, pencapaian ini bergantung pada perencanaan tata ruang yang matang. Ini bukanlah perubahan instan yang bisa terjadi dengan cepat.

Selain meningkatkan produktivitas, suasana yang diciptakan menjadi lebih positif. Terdapat istilah populer yang menggambarkan ini: “positive vibes.” Dampaknya, semangat orang-orang yang bekerja di dalamnya tetap terjaga.

Ide-ide, inspirasi, dan pemikiran yang mungkin belum pernah terpikir sebelumnya bisa muncul tiba-tiba. Intinya, pekerjaan dan kreativitas menjadi lebih menarik. Meskipun melelahkan, tetapi juga sangat memuaskan.

Untuk mewujudkan hal ini, langkah pertama yang perlu dilakukan adalah memahami konsep tata ruang kantor beserta lingkupnya. Dengan begitu, saat memulai proyek nyata, kalian memiliki dasar pengetahuan yang kuat.

Istilah “tata ruang kantor” sendiri berasal dari Bahasa Inggris, yang lebih dikenal sebagai “Office Layout” atau “Layout.”

Pengertian Tata Ruang Kantor

Tata ruang kantor melibatkan perencanaan dan pengaturan segala aspek yang mendukung aktivitas kantor di dalam suatu ruangan. Dalam istilah yang lebih sederhana, tata ruang kantor adalah cara kita menyusun ruang dan peralatan agar dapat mendukung pekerjaan kantor.

Selain definisi tersebut, para ahli memiliki pkalianngan berbeda mengenai tata ruang kantor. The Liang Gie, misalnya, menganggapnya sebagai tata letak peralatan yang tepat dan pengaturan kerja yang memberikan kepuasan kepada karyawan.

Sementara itu, menurut Litlefield & Petterson, tata ruang kantor bisa dirangkum sebagai pengaturan perabotan dan perlengkapan di dalam ruang yang tersedia.

Jika kita mempertimbangkan ulang, terdapat banyak aspek yang perlu diatur dan ditata ulang dalam tata ruang kantor. Ini mencakup pemilihan meja dan kursi kerja, tata letak jendela, penempatan printer, peralatan tulis, dan sebagainya. Semua ini harus diperhatikan agar menciptakan ruang yang nyaman dan aman, termasuk perencanaan jalur evakuasi untuk situasi darurat.

Namun, tata ruang kantor tidak hanya tentang pemilihan dan penempatan peralatan. Hal ini juga berkaitan dengan jumlah peralatan yang sesuai, jumlah orang yang akan menggunakan ruangan, dan tujuan penggunaan ruangan tersebut.

Semua langkah perencanaan dan penataan ini bertujuan utama untuk meningkatkan produktivitas, sehingga semua orang dapat merasakan kepuasan dari hasil kerja yang diupayakan bersama.

Manfaat Tata Ruang Kantor

Bagi para karyawan, kantor adalah tempat di mana mereka akan menghabiskan sebagian besar waktu mereka. Kondisi lingkungan kerja di kantor adalah salah satu faktor kunci yang berpengaruh besar terhadap produktivitas mereka.

Oleh karena itu, penempatan perabotan dan desain ruang kerja yang nyaman bukanlah hal yang boleh diabaikan oleh pemilik bisnis, perusahaan, atau kantor. Tujuan utama dari tata ruang kantor adalah untuk mencapai kinerja optimal karyawan, sehingga tujuan jangka pendek dan jangka panjang dari perusahaan dapat tercapai sesuai harapan.

Namun, selain tujuan pokok ini, tata ruang kantor juga memiliki berbagai tujuan lain, seperti yang diuraikan oleh dua ahli dari Inggris, Oliver Standing Ford dan Geofrey Mills:

Kepatuhan Terhadap Undang-Undang Tenaga Kerja: Ruang kerja yang dirancang dengan baik harus mematuhi undang-undang ketenagakerjaan yang mengharuskan perusahaan memberikan lingkungan kerja yang nyaman dan aman bagi karyawan sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Penghematan Biaya: Penataan cerdas ruang kantor dapat menghemat pengeluaran pemilik kantor karena setiap ruang yang ada dapat dimanfaatkan secara maksimal, mengurangi kebutuhan untuk menyewa ruang tambahan.

1. Keamanan: Perencanaan yang cermat juga dapat mengurangi risiko kecelakaan dan membantu dalam menjaga keamanan fasilitas kantor, termasuk pemilihan lokasi pintu yang strategis.
2. Memenuhi Kebutuhan Karyawan: Perhatian terhadap detail memastikan bahwa kebutuhan karyawan seperti air, telepon, listrik, dan lainnya terpenuhi dengan baik.
3. Pemantauan Kinerja: Ruang kantor yang dirancang dengan baik memudahkan pimpinan atau bos untuk memantau kinerja karyawan atau tim dengan lebih efektif.
4. Fasilitasi Komunikasi: Tata ruang yang baik memudahkan komunikasi antar-karyawan dan pada akhirnya meningkatkan kerjasama dalam tim.
5. Suasana Ideal: Menggabungkan area kerja terbuka dan pribadi menciptakan suasana kerja yang ideal, membantu karyawan dalam menyelesaikan tugas-tugas dengan lebih efisien.
6. Fasilitasi Kolaborasi: Ruang kantor yang nyaman dan efisien memfasilitasi kolaborasi antardepartemen, yang pada gilirannya meningkatkan efisiensi dan kelancaran penyelesaian tugas.
7. Aksesibilitas: Penataan yang baik memastikan bahwa area jalan kaki tetap tersedia dan mudah diakses tanpa terhalang oleh perabotan atau benda lain.
8. Peningkatan Citra Perusahaan: Kantor yang dirancang dengan baik dan dihias sesuai dengan visi perusahaan akan meningkatkan citra perusahaan di mata karyawan, mitra bisnis, bahkan pelanggan.

Dengan memperhatikan semua aspek ini, tata ruang kantor bukan hanya sekadar pengaturan fisik ruang, tetapi juga berkontribusi secara signifikan terhadap keberhasilan dan kesuksesan perusahaan serta kesejahteraan karyawan.

Jenis Jenis Tata Ruang Kantor

Berikut adalah beberapa contoh tipe tata ruang kantor yang dapat digolongkan berdasarkan jenisnya:

1. Jenis Tata Ruang Kantor Berdasarkan Desainnya

a. Tata Ruang Bersekat / Cubicle Offices

Tipe tata ruang kantor ini sering kali menghadirkan suasana yang cukup unik. Dalam ruang bersekat, ruang kantor yang luas dibagi menjadi beberapa “kamar” menggunakan penyekat. Ini memberikan setiap karyawan area privasi mereka sendiri, yang sangat penting untuk beberapa jenis pekerjaan yang memerlukan fokus dan ketenangan. Meskipun ada pemisah di antara karyawan-karyawan, tata ruang ini tetap dirancang dengan perhatian pada kemudahan kolaborasi. Karyawan masih dapat berkomunikasi dengan rekan-rekan mereka dengan relatif mudah, tetapi memiliki area kerja yang terpisah untuk pekerjaan individu mereka.

b. Tata Ruang Kantor Terbuka / Open Offices

Tipe tata ruang ini adalah kebalikannya dari yang sebelumnya. Ini adalah ruangan besar yang terbuka di perkantoran tanpa sekat di antara mejanya. Bahkan, satu meja panjang bisa digunakan oleh 2-3 orang karyawan dengan komputer dan peralatan lainnya yang berbagi. Konsepnya adalah mendorong kolaborasi dan interaksi antar-karyawan. Dalam tata ruang terbuka ini, ide-ide dapat dengan cepat mengalir dan komunikasi menjadi lebih lancar. Ini juga mempromosikan semangat tim dan perasaan kesatuan dalam bekerja.

c. Landscape Offices

Tata ruang kantor dengan konsep landscape offices mengacu pada desain terbuka yang menempatkan workstation tanpa dinding pemisah, menciptakan satu ruangan yang indah secara estetika. Landscape offices ini tidak mengarahkan semua perabot ke arah yang sama seperti open offices. Sebaliknya, desainnya sangat memperhatikan keindahan dan kenyamanan ruang. Dalam tata ruang ini, kalian mungkin menemukan seni-seni menarik yang menghiasi dinding, tanaman indoor hijau kecil yang memberikan sentuhan alam di dalam ruangan, atau mungkin dinding kaca yang memberikan pemkalianngan indah ke taman luar. Ini adalah jenis tata ruang yang mendorong kreativitas dan suasana kerja yang menyenangkan.

d. Tata Ruang Kantor Gabungan / Mixed Offices

Tipe tata ruang kantor ini adalah gabungan dari dua atau lebih dari tiga jenis yang disebutkan sebelumnya. Ruangan jenis ini bersifat serba guna dan sangat menghemat biaya sewa ruang. Dalam tata ruang ini, kalian dapat menemukan beragam jenis area kerja, mulai dari ruang terbuka untuk kolaborasi hingga ruang bersekat untuk pekerjaan yang memerlukan fokus. Ini memberikan fleksibilitas kepada perusahaan untuk menyesuaikan tata ruang sesuai dengan kebutuhan mereka. Selain itu, ini juga menciptakan beragam pengalaman kerja bagi karyawan, memungkinkan mereka memilih lingkungan yang paling sesuai dengan pekerjaan mereka.

2. Jenis Tata Ruang Kantor Berdasarkan Fungsinya

Jika kita mempertimbangkan siapa yang akan menduduki ruang kantor tersebut, maka tata ruang kantor dapat dibagi menjadi tiga kategori yang berbeda:

a. Private Offices (Kantor Pribadi)

Ruang kantor jenis ini biasanya ditempati oleh karyawan dengan jabatan eksekutif atau manajemen tingkat tinggi. Biasanya, setiap ruang kantor ini diperuntukkan untuk satu orang saja. Dengan kata lain, setiap individu memiliki ruang kerja yang terpisah dan mandiri. Ini memberikan privasi yang tinggi dan sering kali dilengkapi dengan fasilitas yang lebih eksklusif seperti meja besar, kursi nyaman, dan area pertemuan kecil untuk berbicara dengan klien atau rekan kerja. Dalam ruang kantor pribadi ini, pekerja dapat berkonsentrasi pada tugas-tugas penting mereka tanpa terganggu oleh gangguan eksternal.

b. General Office (Kantor Umum)

Ruangan ini merupakan tempat para karyawan tingkat bawah atau staf yang tidak memiliki jabatan manajerial tinggi. Biasanya, dalam tipe tata ruang ini, satu ruang digunakan bersama oleh beberapa orang atau bahkan banyak orang. Setiap karyawan memiliki workstation mereka sendiri, tetapi mereka berbagi ruang yang sama dengan rekan-rekan sejawat. Ini menciptakan lingkungan kerja yang lebih terbuka dan mendorong interaksi antara karyawan. Walaupun privasinya lebih terbatas daripada dalam kantor pribadi, tipe tata ruang ini sering kali lebih efisien dalam penggunaan ruang.

c. Service Area (Ruang Layanan)

Ruangan dalam kantor yang termasuk dalam kategori ini difungsikan khusus untuk memenuhi kebutuhan tertentu. Ini bisa mencakup toilet karyawan, ruang fotokopi atau penyimpanan, ruang cetak, ruang santai, dan banyak lagi. Ruang-ruang ini mendukung fungsi inti kantor dan membantu memastikan bahwa semua kebutuhan karyawan dan operasional terpenuhi. Meskipun mereka mungkin tidak selalu menjadi tempat yang paling terlihat dalam kantor, ruang-ruang ini memiliki peran penting dalam menjaga efisiensi dan kenyamanan keseluruhan lingkungan kerja.

Dengan memahami perbedaan antara tiga jenis tata ruang ini, perusahaan dapat merancang kantor mereka sesuai dengan kebutuhan dan budaya perusahaan mereka, serta memastikan bahwa setiap karyawan memiliki lingkungan kerja yang sesuai dengan peran dan tanggung jawab mereka.

Asas Tata Ruang Kantor

Penting untuk memahami bahwa asas tata ruang kantor adalah lkaliansan penting dalam menyusun ruangan kantor agar dapat berfungsi dengan optimal. Berikut adalah beberapa asas tata ruang yang harus diperhatikan untuk menciptakan tata ruang kantor yang sempurna:

1. Asas Rangkaian Kerja: Salah satu asas paling fundamental dalam tata ruang kantor adalah mengatur peralatan kerja sedemikian rupa sehingga mudah dijangkau oleh para karyawan. Dengan demikian, pekerjaan dapat dilaksanakan dengan efektif dan efisien. Ini mencakup penempatan peralatan, dokumen, dan alat kerja lainnya sehingga mereka tersedia tanpa harus berjalan jauh atau mengganggu aliran kerja.
2. Asas Jarak Terpendek: Asas ini berkaitan dengan penempatan alat yang saling berkaitan pada jarak yang dekat. Misalnya, mesin fotokopi sebaiknya ditempatkan dekat dengan tempat sampah dan kotak kertas fotokopi. Dengan cara ini, karyawan dapat mengakses semua yang mereka butuhkan tanpa harus berpindah tempat terlalu jauh.
3. Asas Penggunaan Sepenuh Ruangan: Ruang kantor perlu dioptimalkan baik secara horizontal maupun vertikal. Ini berarti setiap sudut ruangan harus dimaksimalkan penggunaannya. Contoh penerapan asas ini adalah dengan memanfaatkan bagian atas lemari sebagai tempat penyimpanan tambahan dengan menambahkan kotak penyimpanan.
4. Asas Keamanan: Kesejahteraan dan keselamatan karyawan adalah prioritas utama. Oleh karena itu, setiap objek atau peralatan di dalam ruangan harus ditempatkan di area yang aman. Misalnya, peralatan berat tidak boleh ditempatkan di dekat tangga, karena ada risiko tergelincir dan karyawan bisa jatuh.
5. Asas Perubahan Susunan Tempat Kerja: Fleksibilitas adalah kunci dalam asas ini. Ruang kerja harus dirancang agar mudah diubah atau disusun ulang kapan saja, dan biaya perubahan harus sehemat mungkin. Ini memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan tata ruang dengan perubahan kebutuhan bisnis mereka tanpa menghadapi biaya yang besar.
6. Asas Integrasi: Asas ini menekankan pentingnya peralatan dan tata ruang kantor yang dapat mengintegrasikan kegiatan yang ada dalam organisasi. Ini menciptakan aliran kerja yang lancar dan membantu dalam meningkatkan produktivitas.

Dalam menyusun tata ruang kantor yang mematuhi asas-asas ini, penting untuk melibatkan profesional yang memiliki pengetahuan dan keterampilan khusus dalam perencanaan tata ruang. Mereka dapat membantu merancang tata ruang yang efisien dan sesuai dengan kebutuhan unik perusahaan kalian, sehingga menciptakan lingkungan kerja yang produktif dan nyaman bagi semua karyawan.

Baca Juga :

• √ Pengertian Interior Kantor: Fungsi, Tujuan dan Unsurnya Lengkap
• Pengertian Desain Interior: Tujuan dan Prinsip Kerjanya
• √ Apa Itu Gambar Kerja? Pengertian, Fungsi, Syarat, Contoh
• Jenis Pekerjaan Finishing Dalam Pembuatan Rumah Yang Perlu Diketahui

Penutup

Dalam mewujudkan lingkungan kerja yang produktif dan nyaman, konsep tata ruang kantor memegang peran yang sangat penting.

Pengertian tata ruang kantor bukan hanya sekadar penataan meja dan kursi, melainkan bagaimana menciptakan ruang kerja yang mampu mendukung kinerja karyawan, mendorong kolaborasi, serta menciptakan atmosfer kerja yang harmonis.

Sebuah tata ruang yang efektif dan efisien akan berdampak signifikan terhadap semangat kerja dan produktivitas. Oleh karena itu, memahami dan menerapkan konsep tata ruang kantor dengan tepat merupakan investasi berharga untuk masa depan perusahaan.

Demikianlah artikel finoo.id yang membahas tentang √ Pengertian Tata Ruang Kantor: Jenis, Asas, Manfaat. Semoga artikel kami dapat bermanfaat dan terimakasih telah membaca artikel kami.